Co-blog: Veiligheid, privacy en Peppol – advocaat Joris Deene geeft helderheid over e-facturatie 2026

Vanaf 1 januari 2026 veranderen onze facturen drastisch. Geen losse PDF'jes meer die ergens tussen de spam en de nieuwsbrief van de plaatselijke bakker verdwijnen. Nee: dan gaat alles via Peppol, het officiële e-facturatienetwerk.

Voor deze co-blog bundelden we de krachten: ik verzamelde de vragen die ondernemers het vaakst stellen, en advocaat Joris Deene (Everest Advocaten) beantwoordde ze. Zo krijg je het beste van twee werelden: de praktijk en de juridische expertise.

Omdat ik weet dat je soms geen zin hebt in een juridische marathon, vind je onderaan een korte samenvatting in gewone-mensen-taal.

1. Is Peppol veilig?

Ja, het Peppol-netwerk is ontworpen met een sterke focus op veiligheid. Het waarborgt verschillende cruciale aspecten van de informatie-uitwisseling:
• Authenticiteit van de herkomst: Het netwerk garandeert de identiteit van de verzender van de factuur. Dit wordt versterkt door het gebruik van erkende 'Access Points' (toegangspunten) die de partijen identificeren.
• Integriteit van de inhoud: De inhoud van de factuur kan tijdens de verzending niet worden gewijzigd. Het systeem zorgt ervoor dat wat verzonden wordt, exact is wat ontvangen wordt.
• Vertrouwelijkheid en onweerlegbaarheid: De verzending en ontvangst gebeuren op een manier die garandeert dat derden geen toegang krijgen tot de gegevens. De ontvanger kan bovendien niet ontkennen de factuur te hebben ontvangen, wat de juridische zekerheid verhoogt.

De toegang tot het netwerk verloopt via erkende dienstverleners (Access Point providers) die door de overheid (FOD BOSA in België) worden gecertificeerd. Deze dienstverleners voeren een validatie uit op de facturen voordat ze worden verzonden, wat een extra garantie biedt dat de facturen voldoen aan de technische en wettelijke normen.

2. Hoe zit het met dataprivacy?

Dit punt vereist een onderscheid tussen de werking van het Peppol-netwerk zelf (stap 1) en de toekomstige elektronische rapportage aan de overheid (stap 2).
• Stap 1: De werking van het Peppol-netwerk (vanaf 1 januari 2026)
Technisch gezien is Peppol een gedecentraliseerd netwerk. Dit betekent dat facturen niet via een centrale server van de overheid passeren. De informatiestroom is als volgt: Verzender → Access Point van de verzender → Access Point van de ontvanger → Ontvanger. In deze fase heeft de overheid dus geen directe inzage in de factuurdata die via het Peppol-netwerk worden uitgewisseld.

• Stap 2: De toekomstige elektronische rapportage
De minister van Financiën heeft bevestigd dat de invoering van e-facturatie een voorbereidende stap is op een systeem van elektronische rapportage. In een tweede fase zal aan de e-facturatie een verplichting worden gekoppeld om (een deel van) de factuurgegevens "near real time" aan de FOD Financiën te rapporteren. De FOD Financiën zal deze data verwerken en analyseren om fiscale fraude en non-compliance op te sporen.

De minister gaf hierbij de volgende garanties met betrekking tot de data die aan de overheid gerapporteerd zullen worden:
• Beveiliging: De beveiliging van deze gevoelige data heeft de "allerhoogste prioriteit" en de toegang zal strikt gecontroleerd en gelogd worden. De administratie heeft reeds ervaring met het beveiligen van grote hoeveelheden gevoelige data (bv. via personen- en vennootschapsbelasting, CESOP, DAC7, etc.).
• Bewaartermijn: De gegevens zullen niet onbeperkt bewaard mogen worden. De bewaartermijn zal gekoppeld zijn aan de verjaringstermijnen voor de vordering van de btw, conform de AVG/GDPR.

3. Wat als mijn klant geen Peppol gebruikt of geen boekhouder heeft?

De wetgever heeft hier een oplossing voor voorzien.
• De verplichting rust op beide partijen: Vanaf 1 januari 2026 is niet alleen de verzender verplicht om een gestructureerde e-factuur uit te reiken, maar is de btw-plichtige bestemmeling ook verplicht om een dergelijke factuur te kunnen ontvangen. De bestemmeling kan de aanvaarding van een correcte gestructureerde e-factuur dus niet weigeren.

• Het HERMES-platform als vangnet: Voor ondernemingen die nog niet zijn uitgerust om gestructureerde e-facturen te ontvangen, fungeert het HERMES-platform van de overheid als een 'vangnet'. Als een verzender een factuur stuurt naar een ontvanger die nog niet op het Peppol-netwerk is geregistreerd, zal HERMES deze automatisch omzetten in een leesbare PDF en per e-mail aan de bestemmeling bezorgen. Hierdoor wordt de verzender niet geblokkeerd en kan de ontvanger de factuur toch verwerken.

Een ondernemer is dus niet afhankelijk van het feit of zijn klant al dan niet een boekhouder heeft of software gebruikt. De ontvangstplicht ligt bij de onderneming zelf, al dan niet via een derde partij.

4. Hoe zit het met bijlagen (leverbonnen, urenstaten, contracten …)?

De wetgeving specificeert de technische modaliteiten voor het meesturen van bijlagen niet in detail. De focus van de wetgeving ligt op de structuur en de transmissie van de factuurgegevens zelf, conform de Europese norm EN 16931.

In de praktijk ondersteunt het Peppol BIS-formaat de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen. De concrete implementatie hiervan hangt echter af van de gebruikte softwarepakketten. Dit is een punt dat een onderneming best verifieert bij zijn softwareleverancier. De overheid biedt een lijst van conforme softwareoplossingen aan op de website efactuur.belgium.be.

5. Kan ik een factuur weigeren die niet via Peppol verzonden is?

Vanaf 1 januari 2026, ja.

Voor B2B-transacties die onder de nieuwe wetgeving vallen, is de leverancier wettelijk verplicht om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken. Een gewone PDF-factuur die per e-mail wordt verstuurd, voldoet niet langer aan deze wettelijke verplichting.

Als een btw-plichtige ontvanger een factuur ontvangt in een niet-conform formaat (zoals PDF), kan en mag hij eisen dat de verzender een wettelijk correcte, gestructureerde e-factuur verstuurt. Het niet-naleven van de facturatieregels is een inbreuk op het Btw-Wetboek door de verzender. Omgekeerd kan de ontvanger een correct uitgereikte gestructureerde e-factuur niet weigeren.

6. Moet ik verplicht e-factureren via Peppol vanaf 2026?

Ja, dat is de hoofdregel, maar er is een nuance.

• Hoofdregel: De wet schrijft voor dat gestructureerde e-facturen moeten worden uitgereikt in het Peppol BIS-formaat en verzonden via het Peppol-transmissienetwerk.
• Uitzondering: Partijen mogen in onderling akkoord een ander formaat of een ander transmissiekanaal gebruiken. Deze afwijking is echter aan twee strikte voorwaarden verbonden:

1. Beide partijen moeten akkoord gaan.
2. Het gebruikte formaat moet nog steeds voldoen aan de Europese norm EN 16931.

Een cruciale bijkomende verplichting is dat zelfs wanneer een onderneming met bepaalde partners een afwijkend formaat overeenkomt, zij altijd technisch in staat moet blijven om facturen volgens de hoofdregel (Peppol BIS via het Peppol-netwerk) te ontvangen en te verzenden. De sanctie voor het niet beschikken over deze technische middelen is bovendien aanzienlijk.

7. Zijn er uitzonderingen of overgangsmaatregelen voor bepaalde sectoren, zoals landbouwers of vrije beroepen?

De wet voorziet in uitzonderingen op basis van het btw-stelsel, niet op basis van de sector.

• Landbouwers: Btw-plichtigen die onder de forfaitaire regeling van artikel 56 WBTW vallen, zijn expliciet uitgesloten van de verplichting. Deze regeling dooft echter uit op 1 januari 2028. Voor landbouwers die onder de bijzondere landbouwregeling (art. 57 WBTW) vallen, geldt dat zij al ontheven zijn van de meeste btw-verplichtingen, inclusief deze.

• Gefailleerden: Belastingplichtigen die failliet zijn verklaard, zijn uitgesloten voor de activiteit waarvoor het faillissement geldt.

• Vrije beroepen: Er is geen specifieke uitzondering voor vrije beroepen. Als een beoefenaar van een vrij beroep btw-plichtig is en B2B-handelingen verricht, valt hij onder de algemene verplichting.

Overgangsmaatregelen: De inwerkingtreding is vastgelegd op 1 januari 2026. In een parlementaire vraag werd gepleit voor een overgangsperiode of een tolerant beleid. De minister van Financiën stelde echter duidelijk dat "administratieve toleranties op dit ogenblik nog niet aan de orde zijn". Er is dus geen gefaseerde invoering of uitstel voorzien. Wel heeft de overheid fiscale ondersteuningsmaatregelen ingevoerd, zoals een verhoogde investeringsaftrek voor digitale investeringen in facturatiesoftware.

8. Moeten btw-vrijgestelde ondernemers (zoals kleine ondernemers of dokters) ook via Peppol factureren?

Nee. De verplichting tot het uitreiken van een gestructureerde e-factuur geldt enkel voor btw-plichtigen die handelingen verrichten die niet zijn vrijgesteld krachtens artikel 44 van het Btw-Wetboek.

Dit betekent dat de volgende groepen zijn uitgesloten van de verplichting:
• Kleine ondernemingen die vallen onder de vrijstellingsregeling van btw (omzet < 25.000 EUR). Hun handelingen zijn vrijgesteld op basis van artikel 56bis WBTW, wat een toepassing is van artikel 44.
• Beroepen die vrijgestelde handelingen verrichten, zoals (para)medische beroepen (dokters, kinesitherapeuten, etc.), voor hun vrijgestelde prestaties.

9. Wat zijn volgens jou de grootste misverstanden of valkuilen rond Peppol, en hoe kunnen ondernemers zich best voorbereiden?

Grootste misverstanden:

1. "Een PDF per e-mail is een elektronische factuur": Dit is het meest voorkomende misverstand. De nieuwe wetgeving vereist een gestructureerde elektronische factuur, een machineleesbaar databestand (zoals UBL), niet zomaar een digitaal document.
2. "Mijn data gaan vanaf 1 januari 2026 rechtstreeks naar de fiscus": Dit is onjuist. De overheid plant een tweestappenproces. Stap 1 (vanaf 2026) is de verplichte uitwisseling van e-facturen tussen bedrijven via een decentraal netwerk. Stap 2 (op een later, nog te bepalen tijdstip) is de invoering van een rapportageplicht aan de fiscus.
3. "Peppol is enkel voor grote bedrijven": De wet geldt voor alle btw-plichtigen die niet expliciet zijn vrijgesteld, ongeacht hun omvang. De overheid promoot het systeem net als een efficiëntiewinst voor kmo's en voorziet met het HERMES-platform een laagdrempelige oplossing.

Valkuilen en voorbereiding:
• Valkuil: Uitstellen tot het laatste moment. De minister van financiën benadrukt dat dit een aanpassing van bedrijfsprocessen vergt. Ondernemers die wachten tot eind 2025 riskeren overhaaste keuzes en implementatieproblemen.
o Voorbereiding: Nu al de eigen processen analyseren, softwareleveranciers contacteren en de verschillende opties evalueren. Registreren op het Peppol-netwerk kan nu al en geldt als akkoord om e-facturen te ontvangen, wat een vlotte overgang bevordert.

• Valkuil: De verkeerde software kiezen. Niet elke software die "e-facturatie" aanbiedt, is conform de Peppol-standaard.
o Voorbereiding: Verifiëren of de (toekomstige) software Peppol-compatibel is. De overheid biedt een informatieve website (efactuur.belgium.be) met een lijst van conforme softwarepakketten.

• Valkuil: De ontvangstplicht negeren. Veel ondernemers focussen op hun uitgaande facturen, maar vergeten dat ze vanaf 2026 ook verplicht zijn gestructureerde e-facturen te kunnen ontvangen.
o Voorbereiding: Zorgen voor een oplossing aan de ontvangstzijde, desnoods door zich te informeren over de werking van het HERMES-platform.

10. AI accounting wordt steeds belangrijker. UBL bevat geen kostenrekeningen. Hoe zie jij dit evolueren?

Het klopt dat de UBL-standaard geen veld bevat voor een specifieke grootboekrekening van de ontvanger. Dit is logisch: het is een universele standaard voor data-uitwisseling, geen boekhoudkundige instructie.

De opkomst van gestructureerde data via UBL is echter een enorme katalysator voor AI in de boekhouding. Een AI-systeem kan de rijke, 100% accurate data in de UBL-factuur (leverancier, productomschrijvingen, etc.) gebruiken om met een zeer hoge waarschijnlijkheid de juiste kostenrekening voor te stellen. Het leert uit historische data en context.

De rol van de boekhouder verschuift zo van manuele data-invoer naar het valideren van het AI-voorstel. Dit sluit ook aan bij de intenties van de overheid. De minister stelt dat de gerapporteerde data zullen worden gebruikt om de risicoanalyse te verbeteren en controles gerichter uit te voeren. Net zoals de fiscus AI zal gebruiken voor controle, zullen bedrijven AI gebruiken voor een efficiëntere en correctere verwerking.

De evolutie zit dus niet in de UBL-standaard, maar in de softwarelaag die de UBL-factuur ontvangt. Deze zal steeds intelligenter een volledige boekingspropositie genereren, wat de efficiëntie drastisch verhoogt.

Samenvatting in gewone-mensen-taal

Vanaf 1 januari 2026 verandert er heel wat in facturatieland. Geen PDF'jes meer die vrolijk rondzwerven in inboxen, maar verplicht gestructureerde e-facturen via Peppol. Wat moet je daar nu écht van onthouden?

• Veiligheid: Peppol is gebouwd als een digitale Fort Knox. Je factuur kan niet onderweg worden aangepast, komt netjes bij de juiste ontvanger terecht en alles loopt via erkende toegangspoorten die door de overheid zijn gecontroleerd. Kortom: je facturen reizen business class, mét bodyguard.
• Privacy: Vanaf 2026 worden je facturen niet automatisch doorgestuurd naar de fiscus. In eerste instantie gaan ze enkel van jou naar je klant via Peppol. Pas in een tweede fase komt er een rapportageplicht aan de FOD Financiën. En ja, de overheid zweert plechtig dat die gegevens veilig en niet eindeloos bewaard worden.
• Klanten zonder Peppol of zonder boekhouder: Geen stress. Er bestaat een vangnet: Hermes. Daarmee wordt je factuur automatisch omgezet in een leesbare PDF en netjes doorgestuurd per mail. Je kan dus altijd factureren, ook al loopt je klant technologisch wat achter.
• Bijlagen: Leverbonnen, urenstaten of contracten meesturen? De wet zelf is hierover stil. Technisch gezien kan Peppol bijlagen aan, maar de concrete mogelijkheden hangen volledig af van je softwarepakket. Dit is dus een praktisch punt om te checken bij je leverancier, geen wettelijke garantie.
• PDF's: Vergeet het. Vanaf 2026 is een PDF net zo nuttig als een fax in een hippe coworkingspace. Je mag een niet-conforme factuur weigeren en eisen dat je leverancier het volgens de regels doet.
• Verplichting: Peppol is de norm. Je mag met je zakenpartner in theorie iets anders afspreken, maar je moet technisch altijd klaarstaan om via Peppol te verzenden en ontvangen. Er is dus geen ontsnappen aan.
• Uitzonderingen: Kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling (omzet < €25.000) en bepaalde medische beroepen zijn uitgesloten. Ook wie onder de uitdovende forfaitaire btw-regeling valt, is tot 2028 vrijgesteld. Maar let op: btw-plichtige vrije beroepen (zoals advocaten of architecten) vallen er wél onder.

Misverstanden:

• Een PDF is géén e-factuur.
• Je data gaan niet meteen naar de fiscus vanaf dag één.
• Peppol is niet enkel voor grote bedrijven – ook kmo's en zelfstandigen moeten mee.

Valkuilen: Wachten tot eind 2025 en dan halsoverkop software installeren is vragen om problemen. Ook niet onbelangrijk: denk niet enkel aan je uitgaande facturen, maar zorg dat je ook gestructureerde facturen kan ontvangen.

AI en boekhouding: Dankzij UBL krijgt AI perfect gestructureerde data in handen. De software van morgen zal bijna volledig zelf boekingsvoorstellen maken. De rol van de boekhouder verschuift van alles inkloppen naar alles nakijken. Minder tikwerk, meer controle.

📌 Kort gezegd: Peppol is veilig, onvermijdelijk en eigenlijk een zegen als je voorbereid bent. Wacht niet tot december 2025, maar begin nu al te checken of je software klaar is. Een factuur die teruggestuurd wordt omdat je nog met PDF's goochelt, is allesbehalve grappig.